Variasi, Cara Kerja, Dan Keunggulan E-Mail Dibandingkan Surat Konvensional Lainnya
Di dalam canggihnya teknologi internet masa kini, tidak terlepas dari tugas layanan surat menyurat elektronik. Pastinya sobat tahu kan layanan surat menyurat yang paling oke? Yaps ialah e-mail. Dengan memakai e-mail kita sanggup melaksanakan surat menyurat secara cepat, juga sanggup berkirim kabar, bertukar file, berkirim lagu, acara kantor, sekolah, lamaran pekerjaan, dan masih banyak lagi. Sekarang, banyak perusahaan yang menyediakan layanan e-mail seperti, Gmail, Ymail, Hotmail, dan Outlook Express.
Apa itu e-mail?
Electronik Mail yaitu kemudahan yang disediakan internet untuk urusan surat-menyurat secara instan melalui internet. Dengan e-mail kita sanggup menulis, mengirim, mebaca, membalas, dan mengelola pesan dengan gampang dan cepat. E-mail mengirim data secara elektronik dengan data yang dikirim berupa file, gambar, grafik, audio, video, dan lain-lain. Selain itu e-mail sanggup mengirim sebuah pesan ke beberapa akseptor sekaligus.
Sebuah alamat e-mail tertulis dengan format sebagai berikut, referensi (ameliaCW@gmail.com).
- AmeliaCW yaitu nama e-mail.
- @gmail.com yaitu web penyedia alamat e-mail dari Google.
Jika ingin memakai e-mail, tentunya sobat harus punya e-mail terlebih dahulu. Penyedia layanan e-mail ada yang berbayar, biasanya ini yaitu milik sebuah perusahaan yang dikhususkan untuk anggota-anggotanya saja. Sementara penyedia layanan e-mail ibarat gmail.com, yahoo.com, Hotmail, lycos, Telkom.co.id, dll. tidak perlu adanya biaya registrasi dan biaya pemakaian.
E-mail sanggup dikirim ke siapa saja, meski alamat si akseptor berasal dari penyedia e-mail yang lain. Sebagai referensi sobat memiliki akun yaitu X@gmail.com akan mengirim file ke teman sobat dengan alamat Y@yahoo.com, maka hal tersebut tidak duduk perkara selagi alamat yang dituju terang keberadaannya.
Berikut ini yaitu beberapa keunggulan e-mail dibandingkan dengan surat konvensional lainnya :
- Fast, yaitu e-mail yang dikirim akan eksklusif segera terkirim ke e-mail tujuan.
- CC (Carbon Copy), kemudahan ini berfungsi sebagai tembusan yang artinya e-mail sanggup dikirim ke beberapa orang secara bersamaan.
- BCC (Blind Carbon Copy), yaitu memungkinkan untuk mengirim e-mail ke beberapa akseptor (hampir sama dengan CC), namun si akseptor tidak akan mengetahui kepada siapa saja e-mail itu dikirim, jadi ini sangat bermanfaat untuk menjaga kerahsiaan atau privasi.
- Attachment, yaitu memungkinkan pengguna e-mail sanggup mengirim file ibarat gambar, program, grafis, audio, video, dan recorded.
- Auto Reply dan Auto Forward, yaitu e-mail sanggup di setting untuk membalas atau meneruskan pesan secara otomatis.
Cara Kerja E-mail
Pada dasarnya prinsip kerja e-mail sama halnya dengan surat biasa (snail mail), yaitu harus melewati beberapa kantor pos sebelum ke tangan penerimanya. Sedangkan cara kerjanya yaitu sehabis dikirimkan oleh seseorang melalui komputer, e-mail akan masuk ke beberapa komputer di sepanjang jaringan internet yang disebut dengan mail server. Ketika e-mail itu hingga ke server yang menjadi tujuan, maka e-mail tersebut akan disimpan pada sebuah e-mail box yang akan muncul sehabis si akseptor mengecek e-mail box tersebut di akunnya.
Bagian-Bagian Alamat E-mail
Penghalang jarak, waktu, dan daerah seketika sanggup teratasi dengan snail mail yang super kilat ini, kita sanggup membayangkan seberapa jauh lokasi si pengirim dari kita, namun itu sanggup saja terjadi dan bukan menjadi hal yang mustahil.
Sebuah alamat e-mail terdiri dari dua bab yang dipisahkan dengan tanda “axon/at” (@) misalnya jud@vedcbanyumas.or.id dimana “jud” disebut username. Username sanggup mengacu pada nama orisinil pemilik, nama pendek/singkatan, nickname, nomor, atau yang lainnya. Selain itu username juga menjadi nama e-mail box pada mail server. Sedangkan untuk “vedcbanyumas.or.id disebut domain name, yang membuktikan identitas mail server milik seorang user dalam mailbox.
Variasi Bentuk Komunikasi E-mail
- Point to point
Maksudnya yaitu mengirimkan e-mail eksklusif ke sebuah alamat tertentu tanpa bertele-tele. Di Indonesia, variasi ini biasa disebut dengan “japri atau jalur pribadi”.
- Carbon Copy
Sebuah e-mail selain ditujukan ke alamat tujuan utama juga sanggup dikirimkan tembusannya ke alamat yang lain. Biasanya alamat utama ditulis pada bab “TO” dan alamat tembusannya ditulis pada bab “CC”.
- Blind Carbon Copy
Seperti yang telah dijelaskan di atas, BCC mengirim tembusan ke alamat lain tanpa diketahui kepada siapa saja e-mail itu dikirim. Beberapa client e-mail menyediakan kemudahan BCC, contohnya pada Outlook Express versi 5.01 dimana BCC berada di pilihan View dan All Headers.
- Distribution List
Merupakan sebuah cara berkomunikasi memakai e-mail secara satu arah. Biasanya digunkan oleh pengguna yang berkepentingan menyebarluaskan informasi tertentu contohnya pengumuman, loker, info harian, dan bulletin tanpa mengharapkan adanya respon dari akseptor e-mail tersebut. Oleh alasannya itu, yang harus dilakukan yaitu menciptakan sebuah alamat khusus untuk keperluan ini. Bila pengelola distribution list mengirimkan sebuah e-mail ke alamat tertentu, maka alamat itu akan men-forward e-mail tersebut ke semua alamat yang menjadi pelanggan (subscriber) dari distribution list.
- Discussion List
Discussion List sering disebut dengan mailing list atau milis. Layanan ini hampir sama dengan distribution list hanya saja memungkinkan para subsriber untuk mengirim respon terhadap sebuah e-mail. Namun belum tentu semua orang sanggup mengikuti sebuah milis, terkadang ada yang dibatasi berdasarkan kalangan, usia, atau jumlah peserta milis yang dikehendaki.
Supaya sanggup bergabung dalam sebuah milis, hal pertama yang harus sobat lakukan yaitu berlangganan (subsriber) dengan mekanisme tertentu. Sering kali proses ini tidak perlu melaksanakan intervensi dari seorang admin milis, baik untuk menyetujui atau menolak permohonan menjadi anggota sebuah milis. Milis yang ibarat itu yaitu jenis milis yang sifatnya terbuka dan sanggup diakses oleh siapa saja yang ingin bergabung.
Selain berkirim surat pribadi atau perorangan, sekarang e-mail sanggup kita gunakan untuk bertukar informasi dan banyak perusahaan yang menyaratkan pengiriman lamaran kerja melalui e-mail. Oleh alasannya itu, kebutuhan layanan informasi dan komunikasi dalam internet sangat penting dalam kehidupan sehari-hari kita, asal seberepa bijak-kah kita menggunakannya. Pengguna internet yang baik akan selalu menjaga kehormatan pribadi dan sesamanya.